Im globalen Programm wurden alle Uhrzeiten in UTC (GMT) angegeben. Zur Umrechnung in lokale Zeit: Graz: +2 Stunden, Sydney: +10 Stunden, Montreal: -4 Stunden, La Plata: -3 Stunden. Das globale Programm existierte in drei Formaten:
- als PDF-Übersicht mit abgekürzten Sitzungsbezeichnungen (z. B. bedeutete „T1G“ eine kurze Vortragssitzung “Talks” in Graz),
- als detailliertes Programmheft mit einzelnen Autor:innen und Titeln, und
- im Konferenzmanagement-System “ConfTool”.
Lokale Programme umfassten sowohl Live- als auch virtuelle Präsentationen sowie lokale Veranstaltungen (Konzerte, gesellschaftliche Veranstaltungen usw.) und wurden am jeweiligen Hub getrennt gedruckt (siehe Homepages der Hubs).
Wie funktionierte ein Referat? Ein Beispiel
Die Gliederung des globalen Programms kann anhand des folgenden Beispiels verstanden werden. Angenommen, Sie halten einen Vortrag in Montreal. Selbstverständlich haben Sie ein reguläres Publikum vor Ort, und selbst bei einem plötzlichen Internetausfall wäre Ihr lokales Publikum wie bei einer regulären Konferenz weiterhin da. Darüber hinaus haben Sie ein zusätzliches virtuelles Publikum, das entweder in Echtzeit oder zeitversetzt zugeschaltet sein kann. In zeitversetzten Fall sieht eine Gruppe von Kolleg:innen an einem anderen Hub ihr Video später an. Wenn Sie Ihren Vortrag morgens in Montreal halten, kann er in Echtzeit in La Plata (morgens Ortszeit) oder Graz (abends Ortszeit) angesehen werden. Das Publikum in Graz oder La Plata nimmt dann an der anschließenden Diskussion teil. Wenn Sie Ihren Vortrag abends in Montreal halten, kann er in Echtzeit in La Plata (abends Ortszeit) oder Sydney (morgens Ortszeit) angesehen werden.